O czym programista powinien wiedzieć zakładając firmę

Z dzisiejszego artykułu dowiesz się:

  • Czy przejście z etatu na B2B to dobra decyzja dla programisty. 
  • Jaką formę działalności powinien on rozważyć. 
  • Jakie są szanse, a jakie zagrożenia z tym związane. 
  • Czy wynająć lokal, czy pracować z domu.
  • Czy księgowość prowadzić samodzielnie, czy zlecić to wyspecjalizowanej firmie. 
  • Jak poradzić sobie z faktem, że programista na działalności gospodarczej nie jest już chroniony jako pracownik. 
  • Oraz z tym, że jego odpowiedzialność za pracę będzie teraz dużo większa. 

Programista na swoim czyli z etatu na B2B

Przechodzenie z etatu na własną działalność gospodarczą od dawna było wśród programistów popularnym rozwiązaniem. Dziś, w dobie pandemii koronawirusa, stało się jeszcze bardziej powszechne. Z różnych powodów. Zdarza się, że to pracodawca składa pracownikowi “propozycję nie do odrzucenia”. Nierzadko też sam pracownik dochodzi do wniosku, że własna działalność gospodarcza otworzy przed nim zupełnie nowe możliwości, związane między innymi (choć nie tylko) z finansami. Bywa również, że programista przechodzi na swoje, bo traci pracę na etacie i zwyczajnie nie ma innego wyjścia.

Obostrzenia i odgórne zalecenia rządu RP, by zatrudnieni na etacie w miarę możliwości pracowali z domu sprawiły, że wielu pracodawców przekonało się, iż bez nadzoru ich podwładni mogą pracować tak samo wydajnie, a nierzadko nawet wydajniej niż w biurze. Co więcej, przekonało się o tym również wielu pracowników, a programiści nie są tutaj wyjątkiem. 

Własna firma IT – jaką formę działalności wybrać?

Jednoosobowa działalność gospodarcza

Programista na działalności gospodarczej kojarzy się zwykle z firmą jednoosobową. I rzeczywiście – zdecydowana większość osób z branży IT decyduje się na takie właśnie rozwiązanie. Jeśli zakładają firmę po raz pierwszy lub nie mieli działalności przez ostatnie pięć lat, mogą one liczyć na preferencyjne składki ZUS przez pierwsze dwa lata prowadzenia nowego biznesu. 

W roku 2021 podstawą wymiaru preferencyjnej składki na ubezpieczenia społeczne jest zadeklarowana kwota. Nie niższa niż 840 zł (czyli 30% minimalnego wynagrodzenia w roku 2021, które wynosi 2800 zł). Dla ubezpieczenia zdrowotnego stawka nie jest jeszcze znana. Jednoosobowa firma programistyczna to również niższe opłaty za prowadzenie księgowości (zwykle w okolicach 150-200 zł), a także możliwość swobodnego dysponowania pieniędzmi na koncie firmowym. 

Programista B2B, który zdecydował się na założenie jednoosobowej działalności gospodarczej musi jednak pamiętać, że powyższe rozwiązanie ma również swoje wady: preferencyjny ZUS obowiązuje tylko przez dwa lata. Ponadto za ewentualne niepowodzenia w biznesie programista prowadzący firmę jednoosobową odpowiada całym swoim majątkiem. Jeśli chce tego uniknąć, może zdecydować się na założenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. 

programista b2b

Spółka z o.o. i spółka cywilna

Spółka z o.o. to rozwiązanie mniej popularne niż jednoosobowa działalność gospodarcza, jednak dające często więcej możliwości. Z pewnością jest to forma działalności bardziej prestiżowa, a co za tym idzie lepiej rokująca, chociażby przy negocjowaniu dużych kontraktów. W razie niepowodzenia prowadzące ją osoby również odpowiadają finansowo, jednak wyłącznie do wysokości majątku spółki. Dodatkowo każda z nich ma możliwość zbycia udziałów w spółce.

Jeśli chodzi o wady działalności w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością – będą nimi przede wszystkim dłuższy czas założenia firmy (co najmniej kilka dni) i związane z tym koszty sądowe, podwójne opodatkowanie, większy koszt prowadzenia księgowości oraz trudniejszy dostęp do środków finansowych spółki. (Więcej szczegółów w osobnym artykule: Co w branży IT bardziej się opłaca – jednoosobowa działalność czy spółka z o.o.

Programista B2B może również założyć spółkę cywilną. Procedura nie jest skomplikowana i możliwa do zrealizowania nawet w jeden dzień, co jest niewątpliwą zaletą. Trzeba mieć jednak naprawdę duże zaufanie do wspólnika/wspólników. Dlaczego? Otóż w spółce cywilnej, podobnie jak przy działalności jednoosobowej, każdy ze wspólników odpowiada za zobowiązania firmy całym swoim majątkiem. Co bardzo istotne, można też zostać pociągniętym do odpowiedzialności za zobowiązania, które zaciągnął jeden ze wspólników. Zdarza się nawet, że z powodu tych zobowiązań konto spółki zajmuje komornik… 

Jak widać, programista na działalności gospodarczej ma całkiem spore pole manewru. Firma jednoosobowa wydaje się najbardziej uzasadnioną formą w początkowej fazie bycia na swoim. Potem natomiast, w miarę rosnących dochodów, można zastanawiać się nad założeniem spółki. 

praca razem

Szanse i zagrożenia związane z założeniem firmy

Nie jest tak, że programista pracujący na etacie nie ma na nic wpływu, jednak zwykle wpływ ten jest mocno ograniczony. Wynagrodzenie jest na ogół stałe, a podwyżki i premie mogą się pojawić, ale zazwyczaj nie są gwarantowane. Możemy oczywiście podpowiedzieć przełożonym, jakie rozwiązania są naszym zdaniem najlepsze, jednak nie możemy być pewni, że zostaną zaakceptowane. Rzadko mamy też wpływ na to, z jakimi podmiotami będziemy współpracować.

Programista na działalności gospodarczej, zwłaszcza w formie firmy jednoosobowej, sam jest sobie “sterem, żeglarzem, okrętem”. Powodzenie działań biznesowych w ogromnym stopniu zależy od jego wytrwałości, pomysłowości i skuteczności. To on decyduje, z kim będzie współpracował i za jaką kwotę. To on pilnuje, by wszystko zrobione było na czas. To również on odpowiada za to, co zrobione nie zostało (nikt przecież nad nim nie stoi…).

Trzeba jasno powiedzieć, że programista na własnej działalności gospodarczej może odnieść sukces i z czasem rozbudować swoją firmę. Jednak może też splajtować. Czasem wina ewidentnie leżeć będzie po jego stronie (nieprzemyślane decyzje, zaniedbania). Czasem zaś będzie efektem wielu zmiennych, na które programista na swoim nie miał wpływu (lub miał bardzo niewielki wpływ). Pod uwagę wziąć trzeba więc każdy scenariusz, również ten najbardziej pesymistyczny.

Czy zatem warto ryzykować? Moim zdaniem tak. Szczególnie, kiedy mamy poczucie, że na etacie zwyczajnie utknęliśmy i nie jesteśmy zadowoleni nie tylko z naszych zarobków, ale również (a może przede wszystkim) z szans na rozwój. Wiele osób twierdzi, że w życiu bardziej żałujemy nie tego, co zrobiliśmy, ale tego, czego nie zrobiliśmy. Jeśli o mnie chodzi, to jak najbardziej się pod tym podpisuję.

Programista B2B – siedziba firmy i prowadzenie księgowości

Siedziba jednoosobowej działalności

home office

Programista, który zdecydował się na założenie firmy jednoosobowej i ma możliwość pracy z własnego domu, powinien to zrobić. Nie chodzi wyłącznie o dojazdy, na które nie będzie już tracił czasu. Chodzi również o koszty, bowiem pomieszczenie, z którego świadczy usługi, może odliczyć od podatku. Z kolei wynajęcie nawet jednego pokoju w specjalnie przystosowanym obiekcie to już spory wydatek. Jeśli zatem możemy go uniknąć, warto to zrobić. 

Z księgowością sprawa wygląda nieco inaczej. Koszty jej prowadzenia to, jak już pisałem, 150-200 zł miesięcznie. Biura rachunkowe są zwykle dobrze ubezpieczone. Jeśli więc możemy scedować na jedno z nich odpowiedzialność za poprawne prowadzenie naszej księgowości, to moim zdaniem nie ma się nad czym zastanawiać. Tym bardziej, że urząd skarbowy to instytucja, która bywa niekiedy bardzo mało wyrozumiała…

Siedziba spółki

praca w biurze

Sprawy przedstawiają się nieco inaczej w momencie, gdy programista B2B zdecyduje się na założenie spółki z inną osobą czy osobami. Przede wszystkim spółka musi posiadać tytuł prawny do lokalu, który wpisany będzie jako jej siedziba. Jest ona odrębnym podmiotem, więc można prowadzić ją w domu, ale tylko przez najem lub użyczenie.

Najem jest odpłatny (spółka płaci czynsz wynajmującemu). Użyczenie z kolei odpłatne nie jest, jednak stanowi przychód spółki, od którego odprowadzić należy podatek. Można oczywiście wydzielić dla spółki jedynie osobne pomieszczenie i zmniejszyć tym samym koszty. Trzeba jednak pamiętać, że w każdej chwili może przyjść do nas kontrola ze skarbówki. Oceni ona, czy dokumenty spółki przechowywane są właściwie i czy faktycznie działalność spółki odbywa się tylko w jednym pomieszczeniu. Może warto więc zastanowić się nad tradycyjnym wynajmem powierzchni biurowej. Oczywiście takiej, która spełni nasze oczekiwania zarówno pod względem wygody (m.in. dostępność WiFi, zaplecze kuchenne, łatwy dojazd), jak i ponoszonych kosztów. 

Zakładając spółkę, programista musi liczyć się również z kosztami związanymi z księgowością. Dodajmy – pełną księgowością. Nie ma tu mowy o kosztach na poziomie kilkuset złotych miesięcznie. To kolejny argument za tym, by z założeniem działalności programistycznej w formie spółki zaczekać do momentu, aż firma zacznie przynosić konkretny dochód. 

Zagrożenia związane z brakiem ochrony jako pracownika

Gdy programista zatrudniony jest na etacie, sprawa jest prosta. W przypadku choroby przez pierwsze 30 dni wynagrodzenie (80% pensji) płaci mu pracodawca, później obowiązek ten przejmuje ZUS. Co jednak w przypadku własnej działalności? Niestety, tutaj programista nie ma takiej ochrony, mimo że koszty prowadzenia biznesu często pozostają na podobnym poziomie. ZUS owszem – wypłaci pieniądze, ale będą one zwykle dużo niższe od przychodów, jakie programista mógłby osiągnąć i jakie do momentu choroby osiągał. Jeśli ta ostatnia potrwa kilka dni czy tydzień, spadek przychodów nie będzie dla przedsiębiorcy aż tak mocno odczuwalny. Co jednak, gdy choroba czy wypadek wyeliminują programistę z działalności na kilka tygodni albo miesięcy? Tutaj sprawa się komplikuje… Czy istnieje jakieś dobre rozwiązanie? Na szczęście istnieje – jest nim ubezpieczenie od utraty dochodu.

Ubezpieczenie od utraty dochodu programista zawrzeć może na okres 12 miesięcy i odnawiać w każdym kolejnym roku. Przy ustalaniu wysokości składki pod uwagę trzeba wziąć m.in. wiek ubezpieczonego i wysokość jego miesięcznych dochodów osiąganych z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej. Okres wypłaty równowartości miesięcznego dochodu sięgać może nawet 24 miesięcy. Również w przypadku, gdy ubezpieczony zachoruje np. w 11 miesiącu okresu ubezpieczenia. Więcej informacji w artykule: Ubezpieczenie od utraty dochodu dla branży IT.

Odpowiedzialność za wykonaną pracę – pracownik etatowy vs. działalność

Programista zatrudniony na etacie ponosi za swoje działania odpowiedzialność materialną. Jeśli jednak szkoda została przez niego wyrządzona nieumyślnie (a tak zwykle się dzieje), wysokość odszkodowania nie może być wyższa niż kwota trzymiesięcznego wynagrodzenia. Dopiero szkoda umyślna powoduje, że pracownik zobowiązany jest do naprawienia jej w całości. W przypadku programisty, który prowadzi działalność gospodarczą w formie jednoosobowej, sprawa przedstawia się inaczej.

Jak już zaznaczałem, prowadzenie firmy jednoosobowej oznacza, że prowadząca ją osoba odpowiada za zobowiązania całym swoim majątkiem. A zobowiązania te mogę być naprawdę duże. Programista to zawód wysokiego ryzyka. Nawet niewielkie niedopatrzenie  może sprawić, że firma, dla której tworzy on aplikację, poniesie ogromne straty. Chociażby na skutek nieoczekiwanego przestoju. Pod uwagę trzeba wziąć również inne zagrożenia, takie jak atak hakerski czy wyciek danych, w szczególności osobowych i tych, które dotyczą tajemnicy przedsiębiorstwa. W takich przypadkach programista może nie tylko zbankrutować, ale też wpaść w ogromne długi. By tak się nie stało, powinien zawczasu wykupić odpowiednie, dedykowane ubezpieczenie – OC programisty.

Takie ubezpieczenia są już na rynku dostępne. Ich ceny nie są tak wysokie, jak miało to miejsce jeszcze kilka lat temu. Obecnie wysokość składki za ubezpieczenie w pełnym zakresie (OC programisty, Ubezpieczenie Cyber i Cyber osób trzecich) zaczyna się od kwoty 1000 zł rocznie. Więcej informacji: OC programisty- kontraktora Jak wybrać dobre ubezpieczenie.

Podsumowanie

Mam nadzieję, że dzisiejszy artykuł pomoże programistom w podjęciu decyzji o przejściu na własną działalność gospodarczą w najbardziej dogodnej dla nich formie. Bez względu na to, czy będzie to jednoosobowa działalność gospodarcza, czy też działalność w formie spółki, warto zastanowić się nad odpowiednim ubezpieczeniem. Zainteresowane nim osoby zapraszam do kontaktu. Opowiem na wszystkie pytania, pomogę rozwiać ewentualne wątpliwości i zaproponuję najlepsze produkty ubezpieczeniowe dla tych wszystkich, którzy zdecydowali się na założenie własnego biznesu IT.