Z dzisiejszego artykułu dowiesz się:
- Czy prowadzenie księgowości na własną rękę to dobry pomysł?
- Jakie zalety i wady niesie ze sobą rozwiązanie w postaci księgowości online?
- Czym powinien kierować się programista wybierając biuro rachunkowe?
- Dlaczego warto postawić na biura, które oferują swoje usługi zdalnie?
- Z jakimi kosztami trzeba się liczyć, zlecając prowadzenie spraw firmy podmiotowi zewnętrznemu?
Zarówno programiści, którzy zdecydowali się na założenie firmy w formie jednoosobowej działalności gospodarczej, jak i ci, którzy prowadzą przedsiębiorstwo w formie spółki, mają takie samo zobowiązanie. Do comiesięcznego (rzadziej cokwartalnego) rozliczania się z urzędem skarbowym, a także do regularnego odprowadzania składek ZUS.
Prowadzenie przez programistę księgowości na własną rękę
Samodzielne prowadzenie księgowości może wydawać się kuszące, w szczególności dla firmy jednoosobowej, jednak jest to rozwiązanie mające sporo wad.
Po pierwsze, by dobrze prowadzić księgę (dla małej firmy zwykle będzie to księga przychodów i rozchodów), trzeba dysponować stosunkowo dużą wiedzą.
Po drugie, na nabycie odpowiedniego poziomu takiej wiedzy potrzebny jest czas.
Kolejne, niemniej istotne – czasochłonne okazuje się samo prowadzenie KPiR. A programiści, jak wiadomo, na nadmiar czasu raczej nie narzekają.
No i po czwarte, i chyba najbardziej istotne. Decydując się na to rozwiązanie, musimy zdawać sobie sprawę, że w przypadku popełnienia pomyłki, to osoba samodzielnie prowadząca księgę ponosi za nią pełną odpowiedzialność, w tym także finansową. A nie jest tajemnicą, że w niektórych przypadkach odpowiedzialność ta może być naprawdę duża. OC zawodowe programisty świetnie ochroni go przed błędami związanymi stricte z wykonywaną przez niego pracą. Niestety nie zadziała w przypadku spraw dotyczących księgowości czy ZUS.
Księgowość online – czy to dobre rozwiązanie dla programistów?
Jakimś rozwiązaniem w przypadku programistów, którzy prowadzą firmę jednoosobową, może okazać się księgowość online. W sieci dostępnych jest obecnie sporo aplikacji, przy pomocy których można prowadzić księgowość samodzielnie, bez posiadania szerokiej wiedzy w temacie.
Dlaczego? Ponieważ to właśnie aplikacja, którą udostępnia firma, wykonuje za użytkownika dużą część pracy. Najbardziej popularne z takich rozwiązań, jak chociażby iFirma, wFirma czy BookKeeper, umożliwiają nie tylko prowadzenie KPiR. Przy ich pomocy można też m.in. rejestrować sprzedaż i zakupy, wystawiać faktury, a nawet obliczać składki ZUS i generować deklaracje do US.
Zaletą księgowości online są niewielkie koszty, zwykle rzędu kilkunastu-kilkudziesięciu złotych miesięcznie. Niestety rozwiązanie to ma również sporo wad.
Po pierwsze, znowu – czas. Mimo że mamy tu do czynienia z aplikacją, która, jak wspomniałem, wykona część pracy za użytkownika, to jednak musi on samodzielnie wprowadzić do niej dane.
Po drugie, znowu – odpowiedzialność. Programista, który korzysta z księgowości online, nie ma stałego kontaktu z księgowym. Jeśli popełni, na przykład, błąd w deklaracji, czy też źle zinterpretuje przepisy, wskutek czego zaksięguje daną pozycję w sposób nieprawidłowy, nie będzie mógł wytłumaczyć się przed US w stylu: “to nie ja, to aplikacja…”. No i po trzecie, ograniczenia. Nie wszystkie tego rodzaju programy dają możliwość skorzystania z tak przydatnych narzędzi, jak chociażby statystyki czy prowadzenie magazynu.
Biuro rachunkowe dla programisty
No dobrze, a co z tzw. tradycyjnymi biurami rachunkowymi? Tutaj już na początku warto zaznaczyć, że nie wszystkie z nich oferują dokładnie te same usługi. Jeśli programistę interesuje prowadzenie księgi przychodów i rozchodów, to nie ma problemu. Jako że ta akurat usługa znajduje się w podstawowym profilu działalności takich firm. Podobnie zresztą, jak sporządzanie deklaracji podatkowych czy prowadzenie rozliczeń z ZUS. W przypadku programistów, którzy prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą, taki zakres usług będzie zwykle wystarczający, co jednak w przypadku spółek?
Obecnie zdecydowana większość biur rachunkowych ma w swojej ofercie prowadzenie spraw kadrowych. Warto jednak zaznaczyć, że można spotkać się tutaj z pewnymi ograniczeniami. Wybrane biuro może na przykład wyliczać składki ZUS za pracowników czy przygotowywać listy płac. Ale nie zawsze zaoferuje na przykład pomoc przy przygotowywaniu umów o pracę.
Tylko wybrane biura rachunkowe świadczą usługi doradztwa podatkowego czy prawnego. Nie każde z nich podejmie się więc takich zadań, jak chociażby wyprowadzenie zaległości podatkowych klienta. Nie każde pomoże też przy przekształcaniu formy prawnej działalności. Co więcej, standardem nie jest też prowadzenie pełnej księgowości – część biur rachunkowych, zwłaszcza mniejszych, nie ma tej usługi w swojej ofercie. Tymczasem to właśnie pełną księgowość prowadzić muszą np. spółki z o.o.
Wybierając biuro rachunkowe, warto zatem dokładnie sprawdzić, jakie usługi ma ono w swojej ofercie. Tak, by po czasie nie okazało się, że część zadań zlecić musimy innemu podmiotowi. Gdyż niemal zawsze łączyć się będzie nie tylko ze stratą czasu, ale i swego rodzaju chaosem. Dużo wygodniej mieć wszystko w jednym miejscu. A skoro już mowa o wygodzie, warto też znaleźć takie biuro rachunkowe, które umożliwia prowadzenie dokumentacji zdalnie.
Biura rachunkowe oferujące swoje usługi zdalnie
Spora część biur rachunkowych prowadzi sprawy klientów w sposób tradycyjny. Oznacza to, że dokumentację (przede wszystkim, choć nie tylko, w postaci faktur) trzeba dostarczać do ich siedziby w formie fizycznej – osobiście, ewentualnie przez kuriera. Co za tym idzie, każdą fakturę, paragon czy innego rodzaju dokument otrzymany w formie elektronicznej, trzeba wydrukować. Pociąga to za sobą koszty zarówno finansowe, jak i czasowe.
Z kolei te dokumenty, które programista już otrzymał wydrukowane, musi do biura rachunkowego dostarczyć (również w takiej formie). Jest to nie tylko średnio wygodne, ale też wiąże się z ryzykiem. Dokument wydrukowany da się w razie potrzeby wydrukować ponownie. Ale jeśli na przykład zgubimy fakturę, otrzymaną fizycznie w sklepie, będziemy musieli wystąpić o duplikat. A to może potrwać. Tego rodzaju problemy nie dotyczą, na szczęście, biur, które oferują usługi zdalnie.
Współpraca ze zdalnym biurem rachunkowym to ogromna wygoda. W większości przypadków klient kontaktuje się z jego pracownikami przez Internet, ewentualnie telefonicznie. Ponieważ dokumentację przesyła online, nie ma potrzeby, by ją drukował. Nie musi martwić się też o to, że któryś z dokumentów zaginie. Oszczędza pieniądze, ale też czas, nie musi bowiem odwiedzać siedziby biura rachunkowego. Jeśli ma jakiekolwiek pytania, może zadać je pracownikowi biura. Ten z kolei ma możliwość zadawania swoich, na przykład opatrując wybrane dokumenty komentarzami. Część wirtualnych biur rachunkowych ma ponadto własne aplikacje, dzięki którym kontakt z klientem jest jeszcze prostszy.
Pisząc o zaletach biur rachunkowych, które oferują swoje usługi zdalnie, nie można nie wspomnieć o czymś jeszcze: swobodzie wyboru. Z uwagi na charakter prowadzonej działalności, podmioty takie świadczą zwykle usługi na terenie całego kraju, a niekiedy także za granicą. Jeśli więc wyjątkowo spodobała nam się oferta jednego z nich, które swoją siedzibę ma w Gdańsku, my zaś mieszkamy i prowadzimy działalność w Katowicach, to w tym wypadku odległość nie będzie żadną przeszkodą – ani dla nas, ani dla biura rachunkowego.
Polecane zdalne biura rachunkowe
Jeśli miałbym polecić konkretne biuro rachunkowe, które pracują zdalnie, byłyby to:
TaxCoach – biuro rachunkowe z siedzibą główną w Poznaniu, ale też z oddziałami w Luboniu i w Warszawie. Firma zapewnia kontakt 24 godziny na dobę. Obsługuje klientów z Europy, Azji i USA, a w jej ofercie znajdują się m.in. prowadzenie księgowości i spraw kadrowo-płacowych, wirtualne biuro (w tym obsługa korespondencji), doradztwo podatkowe oraz obsługa prawna.
Startoffice – biuro rachunkowe z siedzibą w Warszawie. W jego ofercie znajdują się m.in. prowadzenie księgowości, obsługa prawna, wirtualne biuro oraz pomoc przy rejestracjach spółek (m.in. z o.o., jawnych i akcyjnych).
Eksięgowy – biuro, w którego ofercie znajdują się trzy różne pakiety dla firm jednoosobowych i trzy różne pakiety dla spółek (odpowiednio: Start, Optimum i Mega). Firma zajmie się zarówno księgowością uproszczoną, jak i pełną, a co istotne, pierwsze 30 dni obsługi proponuje za darmo.
Interesującą ofertę ma również wywodząca się ze Szwajcarii firma Gotard. Jej usługi podzielone zostały na cztery etapy, zależne od tego, na którym z nich znajduje się aktualnie nasz biznes. Mamy zatem etap “Start-Up”, etap “Ekspert”, etap “Rozwijający się” i etap “Dojrzały”. Firma pomaga więc zarówno w rejestracji firmy i początkowych rozliczeniach, jak również w prowadzeniu księgowości, spraw kadrowo-płacowych, rozliczeniach z ZUS czy finansowaniu inwestycji. Warto dodać, że z etapu pierwszego skorzystać możemy już wtedy, gdy liczba faktur wynosi miesięcznie od 2 do 25 sztuk.
Koszty usług biur rachunkowych
Z jakimi kosztami miesięcznymi musi liczyć się programista, który zdecyduje się na skorzystanie z oferty biura rachunkowego? Jak wspominałem w jednym z wcześniejszych wpisów (“O czym programista powinien wiedzieć zakładając firmę”), prowadzenie samej księgowości to, w przypadku działalności jednoosobowej, stosunkowo niewielki wydatek. Wynosi na ogół od 150 do 200 zł (a niekiedy nawet nieco mniej). Trzeba jednak zaznaczyć, że przy dokonywaniu wyceny, biura rachunkowe biorą pod uwagę przede wszystkim liczbę dokumentów. Jeśli będzie ich dużo (np. powyżej 20 czy 25 sztuk), kwota za prowadzenie księgowości może okazać się odpowiednio wyższa.
W przypadku spółek mamy już do czynienia z prowadzeniem pełnej, nie zaś uproszczonej, księgowości. Co za tym idzie, rosną również koszty. Na przykład w ofercie wspomnianej wcześniej firmy Eksięgowy, najniższy pakiet dla spółki kosztuje 299 zł.
Ale uwaga: dotyczy to tylko podmiotów, które nie zatrudniają pracowników. W takiej cenie liczba faktur nie może też przekroczyć miesięcznie 10 sztuk (każda kolejna to już dodatkowe 5 zł). Z kolei pakiet najwyższy firma ta oferuje w cenie 799 zł. Tu liczba faktur to maksymalnie 150 sztuk, a pracowników może być od 1 do 3. Za wszystko ponad limit trzeba oczywiście dopłacać, ale jest to standardem w każdym praktycznie biurze rachunkowym. Dodatkowe koszty poniesiemy więc przykładowo za sprawozdania GUS, korekty deklaracji (ale tylko z winy klienta), przygotowanie umowy o pracę czy sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego spółki.
Podsumowanie
Główną korzyścią dla programisty, który zdecyduje się na skorzystanie z usług biura rachunkowego, jest przede wszystkim kwestia przeniesienia na to ostatnie odpowiedzialności za prawidłowe prowadzenie spraw księgowych, dotyczących ZUS czy kadrowo-płacowych. Firmy takie są odpowiednio ubezpieczone od ewentualnych pomyłek. Zaś w razie ich wystąpienia, to właśnie na nie spada obowiązek wyjaśnienia nieprawidłowości z wybranym urzędem. Korzystanie z usług biura rachunkowego to również oszczędność czasu, zwłaszcza gdy mowa o tych podmiotach, które pracuje zdalnie. No i pieniędzy, bo wirtualne biura rachunkowe mają zwykle ceny niższe niż te, które obsługują swoich klientów w sposób tradycyjny.
